6 consigli per retrospettive di successo

Una retrospettiva è un momento chiave per qualsiasi team Agile, mirato a individuare e risolvere problemi per favorire il miglioramento continuo.

In generale, ci sono vari tipi di retrospettive: quella regolare, parte delle cerimonie Agile per consentire al team di controllare e adattare regolarmente il proprio approccio; la retrospettiva post-mortem, realizzata dopo un grande ostacolo o al termine di un progetto per apprendere dall’esperienza; e talvolta, una retrospettiva pre-mortem, simile a una post-mortem ma svolta prima dell'inizio di un progetto, immaginando che sia fallito per identificare possibili problemi. Indipendentemente dal tipo, l'obiettivo principale è sempre lo stesso: imparare dagli errori e trovare modi per migliorare in futuro.

In questo articolo, condividerò alcuni consigli su come gestire una buona retrospettiva, che sia un evento unico o una riunione regolare. Cominciamo!

1. Mantieni chiaro l'obiettivo

Spesso le retrospettive perdono efficacia quando il team o i singoli membri non hanno chiara la finalità dell'incontro e il proprio ruolo al suo interno. Una retrospettiva può diventare inutile se si trasforma in una sessione di lamentele, con l'aspettativa che le soluzioni appaiano magicamente. Per evitarlo, è fondamentale stabilire un obiettivo chiaro: identificare e dare priorità alle azioni per migliorare i processi del team. Questo obiettivo deve essere comunicato esplicitamente, insieme a un chiaro schema del procedimento della riunione e dei ruoli di ciascuno. Ogni membro del team deve riconoscere che la responsabilità di migliorare il funzionamento del team ricade su di loro. Devono essere proattivi nell’individuare i problemi e nel contribuire alle soluzioni, piuttosto che aspettarsi che altri li risolvano. Questo approccio garantisce retrospettive produttive e focalizzate su miglioramenti concreti.

2. Crea l'atmosfera giusta

Creare l’atmosfera giusta per una retrospettiva è tanto importante quanto la riunione stessa. È essenziale empatizzare con i membri del team, comprendendo il loro stato mentale mentre passano dalle loro attività quotidiane a questo spazio di riflessione. Immagina: un membro del team, pochi minuti prima, era immerso nel coding, gestiva una telefonata stressante con un cliente o affrontava una serie di riunioni consecutive. Ora si trova improvvisamente in una stanza con dei post-it, invitato a individuare cosa è andato bene o male. È normale che si senta sopraffatto o persino un po’ resistente.

Per facilitare questa transizione, spesso inizio con una conversazione informale sull’argomento della retrospettiva, che si tratti dell’ultimo sprint, di un progetto specifico o di un evento. Questo dialogo serve a richiamare alla memoria momenti significativi, risultati ottenuti o incidenti rilevanti. In alcuni casi, creare una linea temporale visiva può essere estremamente utile. Aiuta a immergere tutti nel contesto della discussione, preparando il terreno per una riflessione più mirata e significativa. È inoltre importante definire chiaramente il periodo di tempo della retrospettiva, garantendo che i contributi di tutti siano allineati e pertinenti al periodo esaminato. Questo approccio aiuta a spostare il focus del team dalla frenesia delle attività quotidiane a uno stato mentale più riflessivo e produttivo.

3. Evita il priming

Il priming è un concetto psicologico secondo cui uno stimolo iniziale influenza le risposte successive di una persona, spesso senza che questa ne sia consapevole. Ad esempio, se ti chiedo rapidamente di elencare cinque oggetti bianchi e poi ti chiedo cosa bevono le mucche, potresti rispondere impulsivamente "latte", influenzato dal contesto della domanda precedente. Questo tipo di priming può distorcere significativamente le risposte, indirizzandole verso certi tipi di risposte, soprattutto quando non si riflette a fondo.

Questo concetto è fondamentale da considerare quando si facilitano retrospettive. Immagina di iniziare un retro lamentandoti del traffico del mattino o di una macchina del caffè guasta. Questo tono potrebbe involontariamente incoraggiare i membri del team a concentrarsi su lamentele relative a fattori al di fuori del loro controllo. Sebbene sfogarsi possa essere catartico, una retrospettiva di successo richiede una mentalità costruttiva, concentrata sugli aspetti che il team può modificare e migliorare.

Ecco perché presto particolare attenzione al linguaggio utilizzato sulla nostra bacheca retrospettiva. Parole come "cattivo", "triste" o "infelice" possono aprire involontariamente un vaso di Pandora di emozioni, portando a discussioni più adatte a una sessione di terapia che a una retrospettiva produttiva. Preferisco utilizzare prompt neutrali ma diretti come "cosa è andato bene", "cosa non è andato bene" e "cosa potremmo migliorare?" Questo approccio incoraggia i membri del team a pensare in modo costruttivo e a concentrarsi su approfondimenti utili, evitando sfoghi improduttivi e mantenendo la retrospettiva focalizzata su miglioramenti tangibili.

4. Raccogli idee

La fase iniziale della maggior parte delle retrospettive prevede solitamente una sessione di brainstorming silenzioso, in cui i membri del team annotano i propri pensieri su post-it o li inseriscono in uno strumento online. Questo metodo è scelto appositamente per garantire che ogni membro del team abbia un'opportunità equa di contribuire, promuovendo un senso di responsabilità condivisa nei confronti dei processi del team.

Potrebbe essere allettante per i facilitatori saltare questo passaggio e iniziare direttamente una discussione di gruppo, ma questo approccio può portare a diversi problemi. In primo luogo, potrebbe indurre alcuni membri del team, in particolare quelli più introversi, a trattenere i loro preziosi spunti, sentendosi messi in ombra dai partecipanti più vocali. In secondo luogo, potrebbe verificarsi una situazione in cui alcuni membri monopolizzano la conversazione, imponendo le loro opinioni sugli altri. E forse ancora più problematico, alcuni membri del team potrebbero disimpegnarsi completamente dalla discussione, distraendosi con il lavoro o con il telefono.

Il brainstorming silenzioso, invece, garantisce che ogni voce venga ascoltata e valorizzata. Previene che la conversazione venga dominata da pochi e incoraggia un ambiente più democratico e inclusivo. Questo è fondamentale per costruire una cultura di squadra collaborativa, in cui ogni membro si senta importante e capace di contribuire in modo significativo al miglioramento continuo del team.

5. Crea elementi di azione

Man mano che si analizzano i miglioramenti suggeriti e si esaminano i problemi evidenziati dai membri del team, è essenziale tradurre queste discussioni in azioni concrete. Trovo utile chiedere a un membro del team di assistermi nel registrare gli elementi di azione mentre conduco la sessione. L'obiettivo durante la fase di discussione è generare un elenco completo di azioni potenziali. Non tutte queste entreranno nel backlog del team, ma disporre di una gamma ampia da cui scegliere è fondamentale per una prioritizzazione efficace.

È importante notare che gli elementi di azione non sono sempre immediatamente evidenti. Spesso, i miglioramenti proposti potrebbero sembrare al di fuori della responsabilità o dell’influenza del team. Qui il ruolo del facilitatore diventa cruciale. Bisogna stimolare continuamente il team con domande come "Cosa possiamo fare a riguardo?" Anche in situazioni in cui i problemi sembrano fuori controllo, c'è di solito un modo per avere un impatto positivo. Potrebbe trattarsi di avviare conversazioni con le persone o i dipartimenti appropriati, o di ideare soluzioni creative per alleviare le difficoltà del team. Incoraggiando costantemente il team ad adottare una mentalità proattiva, si garantisce che la retrospettiva non si limiti a una discussione, ma conduca a passi concreti per migliorare l'ambiente di lavoro e i processi del team.

6. Prioritizza e rivedi

Una retrospettiva senza un elenco chiaramente definito e concordato di elementi di azione è, francamente, un’occasione persa. È essenziale, quindi, riservare del tempo alla fine di ogni retrospettiva per esaminare l’elenco delle azioni potenziali, dare loro una priorità, decidere quali aggiungere al backlog del team e assegnare le responsabilità per ciascun elemento. Ogni elemento d'azione dovrebbe includere un risultato chiaro atteso e una motivazione, spiegando il suo valore e il problema specifico che mira a risolvere.

Idealmente, questi elementi scelti dovrebbero essere integrati direttamente nel backlog del team. Se ciò non è fattibile, o se il team preferisce un approccio diverso, questi elementi possono essere tracciati sulla bacheca della retrospettiva. Tuttavia, in questo caso, diventa fondamentale rivedere questi elementi nelle retrospettive successive per monitorarne i progressi e affrontare eventuali sfide emergenti.

Nel caso di retrospettive post-mortem (o pre-mortem) una tantum, l'approccio cambia leggermente. Qui l'obiettivo è compilare un documento che delinei tutte le lezioni apprese, gli elementi di azione concordati e i passaggi successivi. Questo documento dovrebbe poi essere condiviso con tutti gli stakeholder rilevanti all'interno dell'organizzazione. Questo garantisce che le intuizioni e gli impegni derivanti dalla retrospettiva si estendano oltre la sala riunioni, integrandosi nel contesto organizzativo più ampio e promuovendo un cambiamento significativo.

Le retrospettive efficaci sono molto più di semplici riunioni; rappresentano catalizzatori per il miglioramento continuo all'interno dei team Agile. Mantenendo chiaro lo scopo, creando l'atmosfera giusta, evitando il priming, raccogliendo idee con attenzione, creando elementi di azione e dando priorità a questi ultimi, le retrospettive possono trasformarsi da incontri di routine in strumenti potenti per la crescita e lo sviluppo del team. La chiave è assicurarsi che queste riunioni producano passi concreti che il team possa intraprendere per migliorare i propri processi, anziché limitarsi a discussioni teoriche. Ricorda, il vero valore di una retrospettiva risiede nei cambiamenti che ispira, favorendo una cultura di squadra proattiva e collaborativa.