5 principi Lean per migliorare i processi Agile

Agile e Lean sono come cugini. Condividono l’obiettivo di ottimizzare i processi di lavoro, ma ognuno ha sviluppato un approccio unico.

Mentre Agile brilla nello sviluppo di nuovi prodotti—navigando le incertezze su "cosa" costruire e "come" fornire il massimo valore ai clienti attraverso l’esplorazione iterativa—Lean si concentra sull’ottimizzazione dei processi esistenti per aumentare l’efficienza ed eliminare gli ostacoli. Non si tratta di Agile contro Lean, ma piuttosto di sinergia. Agile, con il suo focus su adattabilità e valore per il cliente, non sempre mette al primo posto l’efficienza. Tuttavia, esistono numerosi principi Lean che possono essere integrati senza difficoltà per migliorare la produttività e semplificare i processi nei team Agile. In questo post esploreremo i concetti Lean che i team Agile possono adottare per raggiungere nuovi livelli di eccellenza. Pronti a incrementare la produttività del vostro team con un tocco Lean? Iniziamo.

1. Riduzione degli sprechi

Lean enfatizza la riduzione degli sprechi, suddivisi in tre categorie principali, originate dalla terminologia giapponese: Muda (無駄 - lavoro non necessario), Muri (無理 - sovraccarico), e Mura (ムラ一 - incoerenza). Per comprendere meglio il concetto di spreco, osserva un’attività quotidiana, come preparare il caffè al mattino. Cronometra il processo, nota le azioni superflue e cerca modi per snellirlo, puntando a dimezzare il tempo necessario.

Notare gli sprechi è una competenza fondamentale, e ridurli può risparmiare risorse significative. Tuttavia, nell’Agile, l’eliminazione completa degli sprechi non è l’obiettivo. Proprio come potresti prenderti un momento per selezionare i migliori chicchi di caffè o goderti l’aroma del caffè fresco invece di ottimizzare ogni dettaglio del processo, i team Agile talvolta intraprendono azioni che inizialmente possono sembrare superflue, come creare più prototipi o esplorare diversi approcci. Questi sforzi, però, possono alla fine fornire maggiore valore ai clienti. Pertanto, l’obiettivo non è eliminare completamente gli sprechi, ma riconoscerli e gestirli consapevolmente, eliminando solo gli elementi superflui.

2. Pull, non Push

Il principio Lean del "pull, non push" deriva dalla gestione delle fabbriche e si concentra sul controllo dell’inventario. Suggerisce di aspettare che il team successivo nel flusso di lavoro richieda il lavoro invece di spingere il lavoro completato nella loro coda, rendendo più facile individuare i colli di bottiglia. Pensa a un team che produce volanti e li invia alla linea di assemblaggio delle auto, dove si accumulano fino a bloccare la produzione. Se aspettassero che la linea di assemblaggio richiedesse il numero esatto di volanti necessari, eventuali problemi di sovraccarico sarebbero identificati e risolti prima.

Nell’Agile, pur puntando a team cross-funzionali che gestiscono prodotti dall’inizio alla fine per ridurre i passaggi intermedi, nei casi in cui questi avvengono, l’approccio "pull" è fondamentale. Permettere alla persona o al team successivo di tirare il lavoro quando sono pronti aiuta a rilevare e risolvere i colli di bottiglia in anticipo, evitando problemi più grandi.

3. Visualizzazione del flusso di lavoro

La gestione visiva è un concetto familiare ai team Agile, spesso utilizzato tramite backlog e Kanban board per tenere traccia delle attività. Una parola di cautela: quando visualizzi il tuo processo, soprattutto se è la tua prima esperienza o se hai incontrato difficoltà, è essenziale rappresentare il flusso di lavoro così com’è attualmente. Resisti alla tentazione di creare un flusso ideale sulla carta o di risolvere tutti i problemi di processo in una volta. Mappando lo stato reale dei processi, probabilmente scoprirai diverse inefficienze. Poiché risolverle tutte contemporaneamente non è fattibile, dai priorità ai miglioramenti graduali. Abbraccia la situazione attuale e applica il principio Lean del Kaizen per miglioramenti continui e gestibili, piuttosto che inseguire la perfezione immediata.

4. Abbracciare piccoli lotti

La filosofia dei piccoli lotti si basa sulla concentrazione su un minor numero di elementi, portando a due benefici fondamentali: una consegna più rapida del valore al cliente, permettendo un feedback tempestivo per miglioramenti futuri, e il perfezionamento dei flussi di lavoro interni per un valore ottimale. Per implementare efficacemente i piccoli lotti, due principi sono fondamentali:

1. Scomporre gli elementi di lavoro in incrementi minimi e realizzabili. Qui entra in gioco il concetto di user stories, che forniscono attività facilmente gestibili che contribuiscono a un risultato più grande (puoi approfondire le user stories in uno dei miei precedenti blog link).

2. Impostare un limite di Work In Progress (WIP) per ogni fase del processo. Non esiste un numero standard per i limiti di WIP poiché dipende dalle dinamiche uniche di ogni team. Un buon punto di partenza potrebbe essere abbinare il limite di WIP al numero di membri del team, o addirittura ridurlo ulteriormente, per mantenere la concentrazione sul completamento delle attività prima di intraprenderne di nuove. Questa pratica favorisce un approccio disciplinato, garantendo che lo sforzo del team sia concentrato ed efficace.

5. Gestione del flusso

La gestione del flusso in Lean consiste nel monitorare attentamente il flusso di lavoro e affrontare i problemi man mano che si presentano. È un concetto che, pur non sempre direttamente traducibile, è cruciale per i team Agile. Nell’Agile, ci troviamo a gestire lo sviluppo di prodotti complessi, che naturalmente comporta ritardi e dipendenze, creando colli di bottiglia. Sebbene non sia possibile eliminarli completamente, abbiamo il potere di mitigarli. Se un particolare collo di bottiglia si ripresenta, è un segnale per rivedere e perfezionare i nostri processi.

Non si tratta di puntare a un sistema perfetto, ma di far evolvere il flusso di lavoro per prevenire problemi ricorrenti e promuovere un percorso più fluido verso la consegna del valore.

In conclusione, i team Agile possono trarre preziose intuizioni dai principi Lean. Si tratta di un’adozione selettiva—integrare i concetti Lean che risuonano con e arricchiscono le nostre pratiche Agile. Il test finale è la praticità; se un approccio Lean si integra bene con le dinamiche del team e gli obiettivi del prodotto, è un valore aggiunto. Agile non riguarda l’aderenza rigida a un insieme di regole, ma trovare il percorso più sensato per creare valore. Il pensiero Lean può essere una bussola preziosa in questo viaggio, guidandoci a mettere in discussione, affinare e migliorare continuamente.