Jira pour les débutants : 7 astuces pour vous faciliter la vie

Si vous venez de rejoindre une nouvelle entreprise ou une nouvelle équipe et que Jira vous semble écrasant, ne vous inquiétez pas ! Il est normal de se sentir perdu au départ, et vous pourriez même ressentir de la frustration ou de la colère.

Mais avant d’abandonner complètement Jira, il y a quelques choses que vous pouvez faire pour simplifier votre vie. Rappelez-vous d’abord que, bien que Jira puisse paraître complexe au premier abord, il repose sur quelques principes simples. Une fois que vous comprenez ces principes, vous pourrez naviguer dans Jira plus facilement et garder vos tableaux et vos tâches sous contrôle. Bien que Jira propose de nombreuses options de personnalisation, la plupart des entreprises utilisent une configuration de base avec peu de modifications. Une fois que vous maîtrisez les bases, vous serez en bonne position.

1. Comprenez la hiérarchie

Comprendre la hiérarchie de Jira est essentiel pour apprivoiser la plateforme. Jira a une structure claire : l’instance Jira, qui est le site principal, et les projets individuels. En général, chaque projet représente une équipe ou un produit spécifique. Avant de plonger dans Jira, prenez le temps de déterminer quel(s) projet(s) vous devez utiliser. Les projets sont identifiés par un nom, comme « Envoi d’un homme sur la Lune », et une clé composée de quelques lettres. Chaque tâche créée dans un projet a un identifiant unique incluant la clé du projet et un numéro, comme « ELM-23 - Construire un vaisseau spatial ».

Dans chaque projet, vous trouverez plusieurs types de tâches. Les plus courants sont les épopées (Epics), les récits (Stories), les tâches (Tasks), les bogues (Bugs) et les sous-tâches (Subtasks). Les épopées sont un type de tâche parent qui regroupe des tâches liées, vous permettant de suivre l’avancement global. Elles sont idéales pour les fonctionnalités complexes, les jalons ou les projets importants nécessitant une décomposition en tâches plus petites. Les récits, bogues, tâches et autres types de tâches (qui peuvent varier selon la configuration de l’administrateur Jira) peuvent être regroupés sous des épopées et divisés en sous-tâches. Dans la plupart des projets, vous aurez trois niveaux de hiérarchie : épopées, tâches, et sous-tâches.

2. Ajoutez votre tableau en favori

L’un des outils les plus utiles de Jira est les tableaux, qui affichent une collection de tâches selon des paramètres prédéfinis. Les tableaux peuvent montrer toutes les tâches d’un seul projet ou afficher les tâches de plusieurs projets en fonction de labels communs (ou d’autres paramètres définis dans le filtre du tableau). Il existe deux types de tableaux dans Jira : Scrum et Kanban, selon le cadre utilisé par votre équipe. Votre équipe utilise probablement un seul tableau, généralement associé à un projet particulier. Cependant, trouver votre tableau peut être délicat, surtout si votre équipe travaille sur plusieurs projets.

Pour gagner du temps et éviter les frustrations, ajoutez les tableaux que votre équipe utilise quotidiennement en favori. Ainsi, vous pourrez y accéder facilement sans devoir naviguer à travers plusieurs projets à chaque fois. Trouver le bon tableau peut être l’une des tâches les plus complexes dans Jira : ne perdez pas votre temps là-dessus.

3. Pratiquez la recherche avancée de tâches

La recherche avancée de tâches est l’une des fonctionnalités les plus puissantes de Jira, mais elle peut sembler intimidante pour les débutants. Cependant, vous n’avez pas besoin de tout apprendre d’un coup. Commencez par quelque chose de simple, comme rechercher toutes les tâches qui vous sont attribuées en tapant assignee="votre nom" dans la barre de recherche. Cela crée un filtre affichant uniquement les tâches qui vous sont assignées, ce qui constitue un bon début.

Pour affiner davantage votre recherche, essayez d’ajouter des opérateurs et des fonctions comme AND et project="nom du projet". Cela vous montrera toutes les tâches qui vous sont assignées et appartiennent à un projet spécifique.

En vous exerçant avec les filtres Jira, vous pourrez progressivement apprendre à rechercher des tâches en fonction de scénarios plus complexes. Vous serez ainsi en mesure de trouver les tâches qui nécessitent votre attention immédiate, sont dans certains statuts ou vous sont attribuées. Bien que la recherche avancée puisse nécessiter un certain temps pour être maîtrisée, elle deviendra un outil puissant pour gérer votre travail dans Jira.

4. Créez votre propre tableau ou tableau de bord

Créer votre propre tableau ou tableau de bord est une fonctionnalité puissante de Jira qui est souvent négligée. Elle vous permet de créer des vues personnalisées qui affichent les tâches les plus importantes pour vous. Vous pouvez créer autant de tableaux et de tableaux de bord que nécessaire, et ils n’affecteront personne d’autre dans l’organisation. Vous pouvez même conserver votre tableau de bord personnel dans votre espace, afin que personne d’autre n’y ait accès.

L’avantage de cette fonctionnalité est que vous pouvez configurer vos propres filtres sur votre tableau ou tableau de bord personnel. De cette manière, vous pouvez suivre les tâches qui vous appartiennent uniquement, garantissant ainsi que vous ne les perdez pas de vue. En outre, vous pouvez facilement surveiller l’avancement des tâches qui ne concernent que votre travail. Veillez simplement à ce que toutes vos tâches soient correctement assignées pour qu’elles apparaissent sur votre tableau. Cette fonctionnalité peut grandement améliorer votre flux de travail et vous aider à rester organisé.

5. Utilisez les labels

Jira propose plusieurs outils pour vous aider à catégoriser, prioriser et gérer les tâches, et les labels font partie des plus utiles. Créer un label est simple : il suffit de placer le curseur dans le champ "labels" de la tâche et de commencer à taper le label que vous souhaitez ajouter. En tapant, les labels existants apparaîtront en tant que suggestions, mais vous pouvez également en créer un complètement nouveau.

Par exemple, si vous êtes le seul avocat de l’entreprise et souhaitez vous assurer de ne manquer aucune tâche nécessitant votre attention, ajoutez simplement "juridique" au champ des labels chaque fois que vous trouvez une tâche de ce type. Si vous travaillez pour une grande organisation avec des milliers de labels existants, il est préférable de vérifier auprès de votre équipe quels labels sont utilisés et lesquels sont appropriés pour vous. En général, ajouter un label ne créera aucun problème ni conflit pour l’équipe.

6. Organisez votre tableau par ordre de priorité

Jira vous permet de prioriser facilement vos tâches en les déplaçant simplement dans le tableau. Cependant, pour que cette fonctionnalité fonctionne, le filtre du tableau doit inclure le code ORDER BY Rank ASC (ou DESC) à la fin. Une fois que vous êtes à l’aise avec l’utilisation des tableaux Jira, vérifiez les paramètres du tableau et assurez-vous que ce code est inclus dans le filtre pour activer une priorisation fluide.

Il est important de noter que changer l’ordre des tâches sur un tableau modifie également l’ordre sur tous les autres tableaux où ces tâches apparaissent. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez vous assurer que les tâches les plus importantes sont toujours en haut de la liste, ce qui vous permet de mieux gérer votre charge de travail.

7. Effectuez des modifications en masse

La fonctionnalité de modifications en masse de Jira est un outil puissant qui vous permet de mettre à jour plusieurs tâches simultanément. Une fois que vous êtes familiarisé avec la recherche avancée de tâches, vous pouvez l’utiliser pour filtrer les tâches selon certains critères, puis sélectionner les tâches que vous souhaitez modifier et appliquer des actions en masse.

Par exemple, vous pouvez déplacer des tâches vers un autre projet, changer leur statut ou modifier leurs attributs tels que l’assigné, le label ou le composant. Cependant, il est crucial d’être prudent lors de l’utilisation des modifications en masse, car elles peuvent affecter plusieurs tâches à la fois. Avant d’effectuer des changements, vérifiez que vous avez sélectionné les bonnes tâches et que les modifications n’auront pas d’impact négatif sur d’autres membres de l’équipe ou processus.

Gardez également à l’esprit que certaines modifications peuvent être limitées par les statuts, projets ou types de tâches. Avec ces précautions en tête, les modifications en masse peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts en évitant les mises à jour individuelles.

Jira est un outil incroyablement puissant qui peut sembler intimidant au début, mais avec un peu de pratique, il peut devenir votre meilleur allié pour gérer vos projets efficacement. En rationalisant les flux de travail et en automatisant les tâches répétitives, Jira peut vous faire gagner un temps précieux et augmenter votre productivité. Si vous débutez avec Jira ou souhaitez améliorer vos compétences, notre cours Jira Essentials est spécialement conçu pour les débutants et peut vous aider à maîtriser les bases en un rien de temps.