Gestion du backlog Agile : 6 conseils d'experts pour réussir

Dans le monde dynamique de l’Agile, le backlog est un outil essentiel pour guider les équipes face à des exigences en constante évolution et optimiser la livraison de valeur au client. Cependant, la véritable puissance d’un backlog réside dans son entretien minutieux. Il ne s’agit pas simplement de prioriser, mais de garantir la qualité et la pertinence de chaque élément.

Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour garder votre backlog en parfait état. Bien que les user stories soient couramment utilisées par les équipes Agile, les backlogs peuvent également inclure des épopées (epics), des tâches, des spikes, des bugs, et bien plus encore. Pour simplifier, je ferai référence à tous ces composants comme des « éléments de backlog ». Prêt à perfectionner vos compétences en gestion de backlog ? Allons-y !

1. Regroupez les éléments par thèmes

Pour maintenir un backlog en bonne santé, il est essentiel de regrouper visuellement les éléments de travail par thèmes communs. Cela se fait souvent à travers des épopées, qui sont de grands éléments du backlog consolidant des composants plus petits, comme des user stories ou des tâches. Ces épopées représentent des valeurs ou des fonctionnalités importantes pour le client, comme « introduire une interface simplifiée en chinois » ou un projet majeur tel que « ouvrir un magasin phare à Londres ». Elles permettent de catégoriser le travail par thèmes. Des outils comme Jira intègrent une fonctionnalité d’épopées, tandis que d’autres, comme Trello, utilisent des étiquettes pour ce faire.

Lorsque l’équipe gère plusieurs grands projets, l’idée de créer des backlogs distincts peut sembler attrayante. Cependant, l’essence d’un backlog est de fournir une vue unifiée des priorités de l’équipe. Ainsi, il devrait toujours y avoir un seul backlog par équipe, avec des repères visuels clairs pour distinguer les différents thèmes ou projets. Cette approche garantit une gestion et une exécution cohérentes et efficaces.

2. Concentrez-vous uniquement sur le haut du backlog

Une idée fausse courante en gestion de backlog est que chaque élément nécessite une attention constante pour rester en bon état. Cependant, cette notion est contraire à la philosophie Agile. L’Agilité consiste à être flexible et à prendre des décisions au dernier moment responsable. Cela signifie que, bien qu’il soit essentiel d’avoir une vision globale de vos objectifs et de votre roadmap, les détails précis et l’ordre de travail spécifique doivent être définis uniquement lorsque vous êtes prêt à commencer.

Organiser et peaufiner les éléments à faible priorité en bas de votre backlog est souvent inutile. Leur pertinence peut diminuer d’ici à ce que vous soyez prêt à les traiter, nécessitant des révisions et du travail supplémentaire. Concentrez plutôt votre énergie sur les éléments prioritaires en haut. Gardez en bon état les tâches prévues pour les 2 à 4 prochaines semaines. Le bas de votre backlog peut – et devrait – rester un peu désordonné et vague jusqu’à ce qu’il soit temps de s’y pencher. Cette approche garantit que les efforts de votre équipe restent concentrés sur ce qui est le plus important et le plus imminent, en phase avec la nature dynamique de l’Agile.

3. Estimez le travail

L’estimation joue un rôle central dans la gestion du backlog Agile, comme je l’ai souligné dans mes articles précédents sur le sujet. Elle est cruciale pour affiner la portée du travail et favoriser une compréhension commune au sein de l’équipe. Le processus d’estimation est essentiel pour structurer le backlog, identifier les tâches redondantes et aligner les éléments de travail sur la valeur client et les efforts requis.

Il est important de faire comprendre à votre équipe que l’estimation Agile ne consiste pas à déterminer précisément le nombre d’heures-homme ou à créer des diagrammes de Gantt détaillés. Elle reconnaît plutôt l’incertitude inhérente à l’évaluation du travail et la nécessité de flexibilité. L’objectif principal n’est pas de respecter des jalons rigides, mais de maximiser la valeur pour les clients et l’entreprise. Bien que l’estimation soit imparfaite, elle reste un outil précieux pour détecter les incompréhensions liées à la portée et prioriser efficacement le travail.

4. Appliquez un cadre de priorisation de manière cohérente

Dans un article précédent (lien), j’ai exploré divers cadres de priorisation. L’essentiel n’est pas tant le cadre spécifique que vous choisissez – la plupart s’appuient sur un équilibre entre valeur et effort – mais plutôt la manière dont vous l’appliquez de façon cohérente. Se fier uniquement à l’intuition ne suffit pas.

Le défi de la priorisation réside souvent dans l’évaluation de la valeur client, intrinsèquement subjective et difficile à quantifier. Tandis que l’effort peut être estimé avec une relative précision, évaluer l’impact client nécessite une approche plus nuancée. C’est ici qu’un cadre de priorisation solide devient inestimable. Il introduit une méthode systématique dans ce processus, garantissant une cohérence dans la prise de décision. Choisissez un cadre qui vous convient, ainsi qu’à votre équipe, et respectez-le pour maintenir clarté et direction dans votre gestion du backlog.

5. Priorisez uniquement vers le haut

Voici une astuce pour gagner du temps lors de la priorisation de votre backlog : concentrez-vous uniquement sur le déplacement des éléments vers le haut, sans les faire descendre. Habituellement, lorsque nous priorisons, nous déplaçons les éléments vers le haut ou vers le bas dans la liste, ou parfois nous les retirons complètement. Pour simplifier ce processus, concentrez-vous uniquement sur la montée des éléments les plus importants.

Imaginez votre backlog comme une liste d’éléments étiquetés de A à Z. Lors de l’évaluation de chaque élément, au lieu de déplacer les tâches moins importantes (comme "B" ou "C") vers le bas de la liste, laissez-les à leur place. Lorsque vous identifiez un élément d’une importance plus grande, placez-le simplement au-dessus de "B" et "C", poursuivant ainsi ce mouvement ascendant tout au long du processus. Cette méthode vous permet d’évaluer chaque élément une seule fois, économisant un temps précieux et simplifiant considérablement la prise de décision.

6. Utilisez des modèles

Pour une gestion efficace du backlog, l’utilisation de modèles (templates) est une pratique courante chez de nombreuses équipes Agile. Les outils comme les Critères d’acceptation (des scénarios décrivant les résultats attendus pour une mise en œuvre correcte), la Définition de prêt (une liste de contrôle garantissant que l’élément est entièrement préparé pour le développement) et la Définition de terminé (une liste de contrôle confirmant que tous les aspects de la tâche sont complets et qu’elle peut être marquée comme « terminée ») apportent une grande valeur. Bien que ces outils ne soient pas obligatoires, ils apportent une cohérence et une rigueur à chaque élément de travail.

Pensez à utiliser des modèles, en particulier pour les types de travail similaires. Cela pourrait inclure une liste de contrôle, un ensemble d’exigences ou tout autre format qui correspond aux besoins de votre équipe. La plupart des outils Agile, tels que Jira, Trello, Monday et Asana, permettent de créer des modèles ou de dupliquer des éléments, ce qui vous permet d’avoir un « élément maître » à cloner. Cette pratique permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir une uniformité entre les tâches.

Cependant, il est important de maintenir la simplicité. L’objectif est de rationaliser et de standardiser le processus sans ajouter de complexité ou de bureaucratie inutiles. Trouver le bon équilibre permettra de garder votre flux de travail efficace et clair.

Bien que la gestion et l’organisation d’un backlog puissent initialement sembler intimidantes, elles peuvent en réalité devenir simples et même agréables avec les bonnes pratiques. L’abondance d’outils efficaces disponibles est un atout, mais la clé réside dans la cohérence. Établissez vos propres meilleures pratiques, respectez-les et examinez régulièrement leur efficacité. Soyez prêt à ajuster vos processus si nécessaire. Cette approche non seulement maintient votre backlog en bon état, mais assure également son évolution en accord avec les besoins de votre équipe, en en faisant un élément essentiel et dynamique de votre parcours Agile.