Briser les silos : comment renforcer la résilience de votre équipe et éviter le "bus factor"

Avez-vous déjà entendu parler du bus factor ? Si ce n’est pas le cas, permettez-moi de vous introduire ce concept simple qui ne nécessite aucune compréhension complexe.

Posez-vous cette question : combien de membres de votre équipe devraient devenir indisponibles de manière imprévue (que ce soit à cause d’un accident ou d’un congé impromptu) pour que le travail de votre équipe soit complètement paralysé ?

Bien sûr, personne ne souhaite qu’un malheur arrive à qui que ce soit. Lorsque vous envisagez ce scénario, il est préférable d’imaginer une situation plus légère. Par exemple, lorsqu’une personne prend des congés planifiés, obtient une promotion ou quitte son emploi, il y a généralement une période de transition pour transférer les connaissances et partager les documents. Mais que se passerait-il si votre collègue, après une fête de mariage un peu trop animée, se retrouvait bloqué dans un autre pays sans aucun moyen de communication (une alternative optimiste au fameux scénario du bus) ? Alors que vos parties prenantes attendent impatiemment le produit, votre équipe pourrait-elle encore livrer sans les contributions de ce membre ?

Dans de nombreuses équipes dysfonctionnelles que j’ai rencontrées, le bus factor est souvent aussi bas que un. Perdre un seul membre peut suffire à arrêter complètement les activités ou à entraîner des retards significatifs. Bien entendu, même les équipes Agile les plus performantes peuvent rencontrer des difficultés si un membre devient temporairement indisponible. Des retards peuvent survenir simplement à cause d’un manque de ressources. Cependant, le travail ne s’arrête pas complètement, car les autres membres de l’équipe peuvent reprendre les tâches en cours et avancer, livrant finalement un incrément fonctionnel du produit.

Les silos nuisent à la fois à la synergie de l’équipe et posent des risques majeurs pour votre produit ou projet. Mais cela signifie-t-il que tous les membres de l’équipe doivent être des généralistes maîtrisant les moindres détails du travail des autres ? Vos designers UX doivent-ils suivre des cours de Python ? Vos testeurs doivent-ils apprendre le marketing digital ? Bien que l’élargissement des compétences soit toujours bénéfique, cela n’est souvent pas pratique. Et non, vos développeurs backend n’ont pas besoin de devenir des experts en Photoshop ou Figma.

Cependant, il est crucial que les membres de l’équipe aient une compréhension de base des rôles de leurs collègues, sachent où les informations sont stockées et connaissent les contacts clés. Voici quelques scénarios hypothétiques illustrant comment une équipe cloisonnée et une équipe collaborative réagiraient face à la même situation.

Exemple : Linda et le design UX

Faisons la connaissance de Linda, une designer UX travaillant dans une équipe de développement d’applications. Linda réalise la plupart de ses designs dans Adobe XD et crée des prototypes dans InVision. L’équipe travaille d’arrache-pied sur une nouvelle fonctionnalité très attendue, déjà annoncée aux clients et qui fait grand bruit dans les médias. Linda est la seule designer UX de l’équipe et finalise l’interface utilisateur pour cette fonctionnalité. Cependant, un lundi matin, Linda ne se présente pas au travail, et son téléphone reste silencieux.

Une équipe cloisonnée :

Dans une équipe fonctionnant en silos, chaque membre se concentre uniquement sur sa propre partie du produit. Le product owner rédige des spécifications (ce qui est déjà rare dans une équipe cloisonnée), les développeurs iOS et Android codent, et le QA teste leur travail. Mais avec Linda absente, les développeurs ne peuvent pas avancer. Le travail est bloqué jusqu’à ce qu’un remplaçant soit trouvé. Ce nouveau designer mettra plusieurs jours à comprendre le problème, à examiner les versions précédentes de l’application et à créer de nouveaux designs à partir de zéro. Résultat : la fonctionnalité est retardée, et les clients sont déçus.

Linda revient deux jours plus tard, expliquant qu’elle était coincée dans une cabane au bord d’un lac chez ses grands-parents après une tempête qui a coupé l’électricité. Son téléphone était déchargé, et elle ne pouvait ni appeler un Uber ni informer ses collègues. Tout le monde est soulagé que Linda soit en sécurité, mais les parties prenantes sont mécontentes du retard pris.

Une équipe collaborative :

Imaginons maintenant la même situation dans une équipe collaborative. Lorsque Linda ne se présente pas, ses coéquipiers ne commencent pas à dessiner eux-mêmes. Cependant, ils ont tous accès à Adobe XD et InVision, savent où Linda stocke son travail et retrouvent facilement sa dernière itération. Les designs sont presque terminés, et le prototype cliquable réalisé par Linda vendredi montre clairement la fonctionnalité. Le product owner a des préoccupations concernant deux boutons, mais les ajustements sont rapides et un designer d’une autre équipe peut facilement aider. De plus, Linda a documenté ses directives de conception dans un dossier partagé, permettant à tout designer de prendre la relève rapidement. Résultat : bien que l’équipe soit préoccupée par Linda, le travail continue, et l’application est livrée à temps.

Étapes pour briser les silos dans votre équipe

1. Utilisez des dossiers partagés :

   • Stockez tous les documents de travail dans des outils comme Google Drive, Box, Dropbox ou SharePoint. Encouragez les membres de l’équipe à y enregistrer également les travaux en cours.

2. Créez une base de connaissances :

   • Documentez les meilleures pratiques, procédures courantes et autres informations utiles pour les nouveaux venus ou pour couvrir les absences.

3. Planifiez ensemble :

   • Organisez des sessions de refinement et de planification avec toute l’équipe. Cela garantit que chacun sait ce sur quoi travaillent les autres.

4. Encouragez l’entraide :

   • Incitez les membres à se soutenir mutuellement, même sur des tâches hors de leur domaine. Ils n’ont pas besoin d’être experts, mais une connaissance de base des outils et techniques des autres peut faire la différence.

5. Rédigez des user stories verticales :

   • Ces récits impliquent souvent la collaboration entre plusieurs experts, encourageant ainsi l’apprentissage mutuel et la compréhension des rôles.